Geschäftsmeetings: Darum sollte man einen neutralen Ort wählen

Bei Geschäftsmeetings kommen Menschen zusammen, die nicht notwendigerweise einen privaten Draht zueinander haben. Umso wichtiger ist es dann, auf eine gute äussere Form zu achten. Dabei spielt nicht zuletzt der Ort des Meetings eine zentrale Rolle.

Auch wenn Benimm-Fibeln wie Knigge aus der Mode gekommen sind, gibt es gleichwohl weiterhin eine grosse Zahl gesellschaftlicher Konventionen, deren Beachtung für wichtig gehalten wird. Dies gilt auch und gerade für Geschäftsmeetings. Bei solchen Treffen kommen Menschen zusammen, die nicht notwendigerweise einen privaten Draht zueinander haben. Umso wichtiger ist es dann, auf eine gute äussere Form zu achten. Wenn Umgang und Ablauf gängigen Regeln folgen, schafft dies Raum für die gewünschte Konzentration auf sachliche Fragen. Hierbei spielt nicht zuletzt der Ort des Meetings eine zentrale Rolle.

Auf Augenhöhe begegnen

In einer grossen Zahl von wirtschaftlichen Beziehungen sitzt die eine Seite am sprichwörtlichen längeren Hebel. Dies hat Auswirkungen auf die Form des Miteinanders. Allerdings ist ein solches Über-/Unterordnungsverhältnis nichts, was noch zusätzlich unterstrichen werden sollte. Die Komplexität des heutigen Wirtschaftslebens erfordert es in der Regel, dass sich beide Seiten intensiv in die Gestaltung und Durchführung der Zusammenarbeit einbringen. Gerade wenn es um Probleme geht stellt sich daher die Frage, ob die Einladung eines Lieferanten ins eigene Haus der richtige Platz für eine Besprechung ist. Denn wenn sich beide Seiten ausserhalb ihres "Reviers" befinden, ist es in der Regel deutlich einfacher, eine ansatzweise gleichberechtigte Atmosphäre zu schaffen. Diese führt meist zu einem offeneren Austausch der Standpunkte, was die Klärung offener Fragen deutlich vereinfacht.

Sachlichkeit braucht den passenden Rahmen

Um diese Atmosphäre herstellen zu können, bedarf es nicht nur eines neutralen Umfelds, sondern auch eines äusseren Rahmens, der dem Treffen angemessen ist. Da es häufig um vertrauliche Dinge geht, eignen sich hierfür keine öffentlichen Orte. Ideal sind dagegen Konferenzräume in einem Business Hotel wie etwa dem Pullmanhotel in Basel. Diese Lösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Zum einen ist ein Business Hotel verkehrstechnisch gut zu erreichen. Dies betrifft sowohl den Autobahnanschluss und die Bahn als auch den Flughafen. Zweitens gibt es eine Auswahl von Räumlichkeiten für Treffen unterschiedlicher Grössenordnung. Diese sind mit moderner Technik ausgestattet, so dass auch Präsentationen möglich sind. Abschliessend besteht ausserdem die Möglichkeit, die Zusammenkunft nach einem positiven Verlauf mit einem gemeinsamen Essen oder einem Gang an die Bar zu beenden.

Auch für interne Meetings geeignet

Es kann auch für Besprechungen innerhalb eines Unternehmens Sinn machen, einen Ort ausserhalb der eigenen Räumlichkeiten zu wählen. Ein Grund hierfür kann sein, dass Teile der Belegschaft keine Notiz vom Meeting nehmen sollen. Vor allem aber herrscht während der Besprechung weniger Ablenkung durch das Tagesgeschäft, weil niemand wegen einer Unterschrift oder eines dringenden Anrufs aus dem Meeting geholt wird. Außerdem sorgt der veränderte äußere Rahmen dafür, dass sich das Meeting aus dem üblichen Arbeitsalltag heraus hebt. Ausserdem kann das Treffen mit anderen gemeinsamen Aktivitäten in der Stadt verknüpft werden. Es muss deshalb auch nicht immer um Troubleshooting gehen, sondern der Fokus kann auch in Richtung Teambuilding gerichtet werden. In jedem Fall aber sorgt eine Luft- und Ortsveränderung dafür, dass das Denken aufgefrischt wird. Auf neutralem Boden lassen sich dadurch oft schneller bessere Ergebnisse erzielen als im gewohnten Umfeld.

Link: http://www.swissguide.ch/de/ecd/catalog/3060421_pullmanhotelbasel.html