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Tipps für ein perfektes Zeitmanagement in Studium und Beruf

Gepostet: 16.01.2017
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Zeitmanagement ist ein Baustein zum beruflichen Erfolg. Je früher sich mit dem richtigen Zeitmanagement auseinandergesetzt wird, desto einfacher fällt es die eigene Arbeit effizient und mit einer höheren Zufriedenheit zu erledigen.

Der Weg zum Erfolg führt auch an den eigenen Managementkompetenzen vorbei. Nicht nur fachliche und soziale Kompetenz sind hier gefordert. Vor allem die Fähigkeit zu Selbstorganisation und Zeitplanung sind gefragt. Je früher die eigenen Fähigkeiten trainiert werden, desto besser.

Zeitmanagement im Studium

Schon zur Studienzeit ist die Fähigkeit zum Zeitmanagement gefragt. Anders ist das Studium kaum in der Regelzeit zu schaffen. Die hohe Dichte der Lerneinheiten in den meisten Bachelorstudiengängen lässt zwischen Lernen und Prüfung nicht viel Freiraum für anderes. Sobald Familie oder Krankheit mit ins Spiel kommen, wird die Regelstudienzeit zur Herausforderung. Aber auch schon finanzielle Engpässe, die zur Aufnahme eines Nebenjobs führen, können Strategieänderungen nötig machen.

Die Möglichkeit, Arbeit auf andere zu delegieren, ist eine der wichtigsten Lektionen, die es zu lernen gibt. So kann, um Zeit zu sparen, bei Fleissarbeiten im Studium Hilfe genommen werden. Lernen muss jeder selber. Doch für Schreibarbeiten können auch andere mit einbezogen werden. So gibt es Experten, die einen als Ghostwriter beim Schreiben der Bachelorarbeit unterstützen. Gerade in stressigen Phasen kann so einiges an Zeit eingespart werden.

Aber auch Hilfen im Haushalt, eine Kinderbetreuung oder Liefern lassen der Einkäufe, statt selber einzukaufen kann einiges an Zeit einsparen. Wichtig ist, dass die Tätigkeiten unterschieden werden können in welche, die delegiert und welche, die selbst gemacht werden müssen.


Aber auch Hilfen im Haushalt, eine Kinderbetreuung oder Liefern lassen der Einkäufe, statt selber einzukaufen kann einiges an Zeit einsparen. Wichtig ist, dass die Tätigkeiten unterschieden werden können in welche, die delegiert und welche, die selbst gemacht werden müssen.

Zeitmanagement im Beruf

Selbiges durchzieht auch das komplette Berufsleben. Zusätzlich ist die Fähigkeit essentiell, Prioritäten richtig einzuordnen. Die dringendsten Dinge müssen zuerst erledigt werden. Weniger wichtige Dinge können aufgeschoben werden. Nach einiger Zeit kann festgestellt werden, dass es sogar vorteilhaft sein kann, nicht alles direkt anzugehen. Einige Sachen erledigen sich mit der Zeit von selber. Wer hier direkt zu Anfang Zeit und Energie hineingesteckt hätte, hätte diese umsonst verwendet. Daher ist eine Planung des Vorgehens besser, als einfach drauf los zu arbeiten. Es heisst, dass bereits 10 Minuten Planung eine Stunde unnötiger Zeit am Tag einsparen. Erst recht bei grösseren Projekten müssen die Abläufe daher gut durchgeplant sein.    

Vor allem Personen, die ein Unternehmen leiten und mehrere Mitarbeiter führen, sollten auch Kompetenzen dritter Parteien mit nutzen. Kommt es zu schwierigen wirtschaftlichen Situationen, ist die effiziente Nutzung der Zeit noch ein ganzes Stück wichtiger.

Treten Notwendigkeiten zur Personalreduktion oder Hilfestellung für ältere Mitarbeiter auf, existieren professionelle Lösungen, die sich mit der Thematik befassen. Unterstützung der Mitarbeiter bei beruflicher Neuorientierung, fachmännische Durchführung eines wertschätzenden Trennungsmanagements helfen Zufriedenheit zu wahren und Streitigkeiten zu verhindern, die Ressourcen unnötigerweise binden würden.

Zeitmanagementmethoden

Doch neben der Fähigkeit zu Delegieren und Hilfe Dritte in Anspruch zu nehmen gibt es einige Grundregeln, die sich in gängigen Methoden für Zeitmanagement zusammenfassen lassen.

Die drei gängigsten sind:

  • Not-To-Do-Liste
  • Getting-Things-Done (GTD)
  • Eisenhower-Matrix

 

  • Not-To-Do-Liste

Diese Methode fokussiert sich auf die Punkte, die unnötig Zeit fressen. Wer sich zuerst bewusst macht, welche Punkte dies sind, kann diese auf einem Zettel notieren. Simpel, aber effizient. Die Punkte, die am Tag auf gar keinen Fall gemacht werden sollten, werden auf dem Zettel festgehalten. Darunter fallen Dinge wie das ständige Checken sozialer Netzwerke, längere private Telefonate während der Arbeitszeit oder ständiges Überprüfen des eigenen Mailverkehrs.

Die Liste ist dabei auf die Punkte zu beschränken, bei denen tatsächlich Gefahr besteht, dass dadurch unnötig Zeit verloren geht. Um zu entscheiden welche dies sind, hilft für gewöhnlich die eigene Erfahrung der letzten Monate aus.

  • Getting-Things-Done (GTD)

Diese Methode wurde von dem Managementberater David Allen entwickelt. Auch hier gilt als Grundlage, die Planung schriftlich festzuhalten. Bei GTD wird komplett alles, was am Tag zu erledigen ist aufgeschrieben. Von Müll rausbringen bis hin zu einem Telefonat mit einem wichtigen Geschäftspartner. Auch Gespräche mit Personen, die immer wieder vor sich hergeschoben werden, da sie unwichtig erscheinen.

Die Einteilung ist hier weniger nach Prioritäten, als nach Kategorien geordnet. Welche Vorgänge können sofort erledigt werden? Welche können später erledigt und welche gar delegiert werden?

Es gilt die Einhaltung der Zweiminutenregel, die besagt, dass alles was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, sofort zu erledigen ist. Somit werden auch Kleinigkeiten nicht länger aufgeschoben und die To-Do-Liste wird nach und nach kleiner.

  • Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip beruht auf der Einteilung der Projekte in ihre Dringlichkeit und Relevanz. Es existieren die vier Felder „dringend und wichtig“, „dringend, aber nicht wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“ und „weder wichtig noch dringend“.

Die dringenden, aber nicht so wichtigen Aufgaben können delegiert werden. Wichtige Aufgaben sollten nach Dringlichkeit terminiert und selbst erledigt werden. Nicht so wichtige und nicht dringende Aufgaben können ebenso delegiert werden.

Wer mit seinem Zeitmanagement noch unzufrieden ist, kann die verschiedenen Methoden zum Zeitmanagement austesten und feststellen, welche für einen selbst am besten funktioniert. Es steht allerdings jedem frei, seine eigene funktionierende Methode zu entwickeln. Das Wichtigste ist es, ein Konzept zu haben, welches konsequent verfolgt wird.    

 

Bildquellen:

Pixabay.com, ©JESHOOTS CC0-Lizenz

Pixabay.com, ©StartupStockPhotos CC0-Lizenz

Pixabay.com, ©inspirexpressmiami CC0-Lizenz

Zeitmanagement Schon während des Studiums sollte man sich mit dem Zeitmanagement beschäftigen. Neben der Anwendung von To-Do-Listen besteht eine gängige Methode im Führen von Not-To-Do-Listen.

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